Billetterie gratuite pour un événement : inscriptions, QR et jour J

Créer une page d’inscription et partager un lien

Côté organisateur, vous créez l’événement avec le nom, une photo, un texte, le début et la fin, la capacité, le lieu et une épingle sur la carte. Vous choisissez le fuseau du lieu (France, Martinique, Guadeloupe, Guyane ou Réunion) : les heures affichées sont celles du lieu, pas celles du serveur.

Trois statuts :

• brouillon — invisible pour le public ;
• publié — inscriptions ouvertes ;
• fermé — plus d’inscriptions.

Le lien public reste stable même si vous renommez l’événement. Vous pouvez dupliquer un événement (lieu, texte, photo et capacité repris ; inscrits non repris ; nouvelles heures obligatoires). Ensuite, vous partagez le lien : message, mail, réseaux, affiche.

Confirmer les places — seul ou en groupe

L’invité ouvre le lien, ou cherche l’événement sur la page Billetterie (nom, lieu, à venir ou passé). Il voit la photo, le texte, la date, le lieu, les itinéraires Google Maps et Waze, et les places restantes.

Pour s’inscrire : prénom, nom, e-mail, téléphone, nombre de personnes, et consentement au traitement des données de cette inscription. Une seule adresse e-mail peut couvrir tout le groupe.

Confirmation immédiate par e-mail : lieu, itinéraires, billet PDF, fichier calendrier. La désinscription est possible depuis le lien de l’e-mail — pour tout le groupe ou une partie seulement.

Complet, liste d’attente et clôture

Si l’événement est complet et que la liste d’attente est activée, l’inscription passe en attente. Les inscriptions se ferment automatiquement au début de l’événement.

Une fois terminé, la page reste visible avec le badge « Événement terminé », sans formulaire d’inscription. Utile pour garder le souvenir de l’événement sans laisser croire que l’on peut encore s’inscrire.

Accueillir le jour J avec le QR, sans se tromper de personne

Vers 9 h (heure du lieu), un rappel d’accueil part avec le nombre de confirmés ; un second essai vers 15 h si le premier n’est pas parti. Le jour J, quelqu’un peut consulter ou exporter la liste pendant qu’une autre personne pointe uniquement les entrées.

À l’entrée : scanner le QR du billet, ou chercher par nom. Rien n’est enregistré tant que la présence n’est pas validée. Pour un groupe, on indique combien de personnes sont réellement là.

Des rappels automatiques partent aussi aux confirmés : 1 semaine avant, puis la veille (billet + calendrier). Si un e-mail n’est pas parti, l’organisateur peut le renvoyer.

Écrire aux inscrits si quelque chose change

Besoin de préciser la salle, l’horaire ou ce qu’il faut apporter ? Vous envoyez un message aux inscrits confirmés, avec un calendrier à jour si besoin. Pour préparer l’accueil ou le briefing interne, exportez la liste en CSV ou PDF.

Le fil reste simple : les confirmés reçoivent l’info utile ; la liste exportée sert à l’équipe sur place.

Lire les retours le lendemain — sans les exposer en public

Le lendemain, une demande d’avis part aux personnes qui ont été pointées. Ces avis restent chez l’organisateur : ils ne sont pas publiés sur la page de l’événement.

En revanche, l’organisateur peut publier un court texte visible sur la page (et le masquer plus tard). C’est lui qui décide ce qui apparaît au public — pas un mur d’avis ouverts.

Ce que cette billetterie ne fait pas

Les inscriptions sont gratuites : pas de billet payant, pas de paiement en ligne sur ce parcours. Pas de mélange avec la location, les devis ou les factures — ce guide parle uniquement de l’événement et du jour J.

Pour créer votre événement : clickreserve.fr/billetterie.

ClickReserve sert aussi aux professionnels (agenda, devis, factures) — hors sujet de ce guide.